Что делать бухгалтеру, если сотрудник поменял фамилию

Уведомите ФНС по месту регистрации организации, если фамилию поменял руководитель организации. Срок — 7 рабочих дней со дня изменения сведений (п. 5 ст. 5 Закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ). Если ФИО поменял рядовой сотрудник (не руководитель компании), работодатель не должен извещать налоговую о смене ФИО. Эту информацию в налоговую передает МВД после замены гражданином паспорта. ИНН работника в связи со сменой фамилии не меняется.

Уведомите контрагентов о смене фамилии руководителя (иного сотрудника), если это предусмотрено в договоре с контрагентом.

Отчетность в СФР
Убедитесь, что СФР поменял данные о сотруднике в своей базе. Проверить, какая фамилия значится по сотруднику в системе персучета фонда, можно по СНИЛС в кабинете страхователя на сайте СФР.

После того как Социальный фонд обновил данные в своей базе, начинайте сдавать отчетность в СФР (ЕФС-1) с новыми данными сотрудника. В трехдневный срок отправьте сведения о застрахованных лицах, необходимые для выплаты соцпособий (если в вашей компании этим занимается бухгалтер, а не кадровик).

Отчетность в ФНС
В налоговых отчетах указывайте те данные сотрудника, которые есть в вашем распоряжении на дату отправки отчетов (письмо ФНС от 29.12.2017 № ГД-4-11/26889@). Это относится к отчетам: расчет о страховых взносах (РСВ), перссведения, справка о доходах физлица (приложение к годовой форме 6-НДФЛ).